Τι είναι το RSVP και πώς λειτουργεί πραγματικά;

Τα αρχικά RSVP προέρχονται από τη γαλλική φράση Répondez s’il vous plaît, η οποία σημαίνει «Παρακαλούμε απαντήστε».

Όταν εμφανίζονται σε ένα προσκλητήριο, ζητούν από τον καλεσμένο να ενημερώσει το ζευγάρι αν θα παρευρεθεί στον γάμο. Δεν πρόκειται για έναν τυπικό κανόνα ευγένειας ούτε για μια γαλλική φράση που διατηρήθηκε από συνήθεια. Το RSVP εξυπηρετεί μια πολύ συγκεκριμένη ανάγκη.

Το ζευγάρι πρέπει κάποια στιγμή να γνωρίζει πόσοι άνθρωποι θα βρεθούν στον γάμο. Ο χώρος της δεξίωσης, το catering, η διαρρύθμιση των τραπεζιών και αρκετές ακόμη αποφάσεις εξαρτώνται από αυτόν τον αριθμό.

Το πρόβλημα δεν είναι να ρωτήσουμε τους καλεσμένους. Το πρόβλημα είναι να συγκεντρώσουμε, να διορθώσουμε και τελικά να διαχειριστούμε τις απαντήσεις τους.

Το RSVP δεν είναι απλώς μια φόρμα

Σε πολλά ηλεκτρονικά προσκλητήρια, το RSVP είναι μια φόρμα που στέλνει ένα email στο ζευγάρι κάθε φορά που απαντά κάποιος καλεσμένος.

Τεχνικά, η απάντηση έχει παραληφθεί. Το πρόβλημα όμως δεν έχει λυθεί.

Οι απαντήσεις καταλήγουν διάσπαρτες μέσα στο inbox, ανάμεσα σε προσωπικά μηνύματα, επιβεβαιώσεις παραγγελιών και διαφημιστικά email. Στη συνέχεια το ζευγάρι πρέπει να μεταφέρει μόνο του τις πληροφορίες σε ένα Excel ή σε κάποια άλλη λίστα.

Κατά τη γνώμη μας, αυτό δεν είναι πραγματική διαχείριση RSVP. Είναι ένα inbox στο οποίο προσθέσαμε μια γαλλική συντομογραφία.

Το πραγματικό RSVP δεν περιορίζεται στην παραλαβή μιας απάντησης. Πρέπει να οργανώνει ολόκληρη τη διαδικασία γύρω από αυτήν.

Όλες οι απαντήσεις σε ένα σημείο

Σε ένα σωστά οργανωμένο σύστημα RSVP, όλες οι απαντήσεις συγκεντρώνονται σε ένα συγκεκριμένο σημείο.

Το ζευγάρι δεν χρειάζεται να ψάχνει σε email, μηνύματα και τηλεφωνικές συνομιλίες για να θυμηθεί ποιος απάντησε. Ανοίγει τη σελίδα διαχείρισης και βλέπει την πραγματική κατάσταση της λίστας των καλεσμένων.

Από εκεί πρέπει να μπορεί εύκολα να ξεχωρίσει:

• Ποιοι καλεσμένοι έχουν ήδη απαντήσει.
• Ποιοι δεν έχουν απαντήσει ακόμη.
• Ποιοι θα παρευρεθούν στον γάμο.
• Ποιοι δήλωσαν ότι δεν θα μπορέσουν να έρθουν.
• Πόσα άτομα περιλαμβάνει κάθε απάντηση.

Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να μπορούν να φιλτραριστούν χωρίς χειροκίνητους υπολογισμούς και χωρίς το ζευγάρι να συντηρεί παράλληλα διαφορετικές λίστες.

Τι γίνεται όταν ένας καλεσμένος αλλάξει γνώμη;

Οι απαντήσεις δεν παραμένουν πάντα ίδιες μέχρι την ημέρα του γάμου.

Ένας καλεσμένος μπορεί αρχικά να δηλώσει ότι θα έρθει μόνος του και αργότερα να προσθέσει ακόμη ένα άτομο. Μπορεί να απαντήσει θετικά και στη συνέχεια να προκύψει κάποιο πρόβλημα. Μπορεί, επίσης, απλώς να συμπληρώσει κάτι λάθος την πρώτη φορά.

Ένα πραγματικό σύστημα RSVP πρέπει να αντιμετωπίζει αυτές τις αλλαγές χωρίς να δημιουργεί πολλαπλές αντικρουόμενες εγγραφές.

Όταν ο ίδιος καλεσμένος υποβάλλει ξανά την απάντησή του, η νεότερη απάντηση πρέπει να ενημερώνει την προηγούμενη. Έτσι το ζευγάρι βλέπει την τρέχουσα κατάσταση και όχι ένα ιστορικό από διαφορετικές εκδοχές που πρέπει να αποκωδικοποιήσει μόνο του.

Ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει το RSVP;

Η ακριβής μορφή εξαρτάται από τις ανάγκες κάθε γάμου. Υπάρχουν όμως ορισμένες πληροφορίες που είναι σχεδόν πάντα χρήσιμες.

Αν ο καλεσμένος θα παρευρεθεί

Αυτή είναι η βασική ερώτηση. Ο καλεσμένος πρέπει να μπορεί να δηλώσει ξεκάθαρα αν θα έρθει ή αν δεν θα μπορέσει να παρευρεθεί.

Είναι χρήσιμο να καταγράφονται και οι αρνητικές απαντήσεις. Διαφορετικά το ζευγάρι δεν μπορεί να ξεχωρίσει ποιος δεν θα έρθει από εκείνον που απλώς δεν έχει απαντήσει ακόμη.

Πόσα άτομα περιλαμβάνει η απάντηση

Η θετική απάντηση από μόνη της δεν αρκεί. Πρέπει να γνωρίζουμε αν αφορά ένα άτομο, ένα ζευγάρι ή ολόκληρη οικογένεια.

Η πληροφορία αυτή επηρεάζει άμεσα τον συνολικό αριθμό των καλεσμένων και δεν πρέπει να υπολογίζεται από το ζευγάρι με υποθέσεις.

Διατροφικές ανάγκες και αλλεργίες

Ορισμένοι καλεσμένοι μπορεί να έχουν αλλεργίες, δυσανεξίες ή άλλους λόγους για τους οποίους δεν μπορούν να καταναλώσουν συγκεκριμένες τροφές.

Η συλλογή αυτών των πληροφοριών από νωρίς βοηθά το ζευγάρι να ενημερώσει το catering και να αποφύγει δυσάρεστες εκπλήξεις την ημέρα του γάμου.

Το πεδίο δεν χρειάζεται να μετατραπεί σε ιατρικό ερωτηματολόγιο. Αρκεί να δίνει στον καλεσμένο έναν σαφή τρόπο να αναφέρει όσα πρέπει να γνωρίζουν οι διοργανωτές.

Ένα ελεύθερο πεδίο κειμένου

Όσο καλά κι αν σχεδιάσουμε μια φόρμα, δεν μπορούμε να προβλέψουμε όλα όσα μπορεί να θέλει να πει ένας καλεσμένος.

Ένα ελεύθερο πεδίο τού επιτρέπει να προσθέσει μια διευκρίνιση, να εξηγήσει μια ιδιαίτερη ανάγκη ή απλώς να στείλει τις ευχές του στο ζευγάρι.

Πρόκειται για μια μικρή προσθήκη που κάνει το RSVP λιγότερο μηχανικό και διατηρεί ένα μέρος της προσωπικής επικοινωνίας.

Η λίστα πρέπει να μπορεί να χρησιμοποιηθεί και αλλού

Οι πληροφορίες του RSVP δεν υπάρχουν μόνο για να εμφανίζονται μέσα στην πλατφόρμα.

Κάποια στιγμή μπορεί να χρειαστεί να δοθούν στον χώρο της δεξίωσης, στο catering, στη wedding planner ή να χρησιμοποιηθούν για τη διάταξη των τραπεζιών.

Γι’ αυτό είναι σημαντικό οι απαντήσεις να μπορούν να εξαχθούν σε Excel. Το ζευγάρι αποκτά έτσι μια οργανωμένη λίστα που μπορεί να αποθηκεύσει, να επεξεργαστεί ή να εισαγάγει σε άλλα εργαλεία.

Μια πλατφόρμα δεν πρέπει να φυλακίζει τις πληροφορίες του χρήστη. Πρέπει να τις οργανώνει και να του επιτρέπει να τις αξιοποιήσει όπου τις χρειάζεται.

Οι δύο τρόποι RSVP στο OurChapter

Δεν οργανώνουν όλα τα ζευγάρια τη λίστα των καλεσμένων τους με τον ίδιο τρόπο.

Κάποιοι θέλουν να στείλουν γρήγορα έναν κοινό σύνδεσμο και να καταχωρίζουν τους καλεσμένους καθώς φτάνουν οι απαντήσεις. Άλλοι προτιμούν να δημιουργήσουν πρώτα ολόκληρη τη λίστα και να γνωρίζουν εξαρχής σε ποιον αντιστοιχεί κάθε πρόσκληση.

Γι’ αυτό το OurChapter υποστηρίζει δύο διαφορετικές ροές.

1. Ένας κοινός σύνδεσμος για όλους

Η πρώτη επιλογή είναι να σταλεί ο ίδιος σύνδεσμος του προσκλητηρίου σε όλους τους καλεσμένους.

Κάθε καλεσμένος συμπληρώνει το όνομα, τα στοιχεία και την απάντησή του. Η εγγραφή εμφανίζεται στη σελίδα RSVP, όπου το ζευγάρι μπορεί να την ελέγξει και να την επιβεβαιώσει πατώντας το κουμπί επαλήθευσης.

Η λύση αυτή είναι απλή και γρήγορη. Δεν απαιτεί να έχει ολοκληρωθεί από πριν ολόκληρη η λίστα των καλεσμένων και επιτρέπει στο ζευγάρι να ξεκινήσει αμέσως την αποστολή.

Η επαλήθευση είναι χρήσιμη επειδή ένας καλεσμένος μπορεί να γράψει το όνομά του διαφορετικά από ό,τι το γνωρίζει το ζευγάρι, να χρησιμοποιήσει ένα υποκοριστικό ή να κάνει κάποιο λάθος κατά τη συμπλήρωση.

2. Προσωποποιημένος σύνδεσμος για κάθε πρόσκληση

Η δεύτερη επιλογή είναι να δημιουργηθεί πρώτα ο καλεσμένος ή η οικογένεια μέσα στη σελίδα RSVP.

Το OurChapter δημιουργεί έναν προσωποποιημένο σύνδεσμο που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη πρόσκληση. Το ζευγάρι μπορεί στη συνέχεια να στείλει αυτόν τον σύνδεσμο προσωπικά στον καλεσμένο.

Όταν ανοίξει το προσκλητήριο, ο καλεσμένος δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσει ξανά το όνομα ή το email του. Η απάντηση συνδέεται απευθείας με την εγγραφή που έχει ήδη δημιουργήσει το ζευγάρι.

Εφόσον η απάντηση υποβάλλεται μέσω του προσωπικού συνδέσμου, θεωρείται ήδη επαληθευμένη. Το σύστημα γνωρίζει σε ποια πρόσκληση αντιστοιχεί και δεν χρειάζεται πρόσθετη επιβεβαίωση από τον διαχειριστή.

Αυτή η προσέγγιση απαιτεί λίγη περισσότερη προετοιμασία στην αρχή, αλλά προσφέρει καλύτερο έλεγχο της λίστας και ακόμη ευκολότερη εμπειρία για τον καλεσμένο.

Το ζευγάρι πρέπει να διατηρεί τον τελικό έλεγχο

Ακόμη και το καλύτερο σύστημα δεν μπορεί να προβλέψει κάθε πραγματική συνομιλία.

Ένας καλεσμένος μπορεί να ενημερώσει το ζευγάρι τηλεφωνικά ότι τελικά δεν θα έρθει. Μπορεί να στείλει προσωπικό μήνυμα για να αλλάξει τον αριθμό των ατόμων ή να έχει συμπληρώσει λάθος το όνομά του και να μην το διορθώσει μόνος του.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο διαχειριστής πρέπει να μπορεί να επεξεργαστεί την εγγραφή.

Στο OurChapter το ζευγάρι μπορεί να διορθώσει το όνομα του καλεσμένου και, όταν χρειάζεται, να ενημερώσει την απάντησή του. Έτσι η πλατφόρμα μπορεί να παραμένει η κεντρική και ενημερωμένη πηγή της λίστας, ακόμη κι όταν μια αλλαγή γνωστοποιείται εκτός συστήματος.

Το εργαλείο πρέπει να προσαρμόζεται στην πραγματική επικοινωνία των ανθρώπων. Δεν έχει νόημα να απαιτεί από τους ανθρώπους να προσαρμοστούν απόλυτα στο εργαλείο.

Τι σημαίνει τελικά πραγματικό RSVP;

Πραγματικό RSVP δεν σημαίνει ότι υπάρχει απλώς ένα κουμπί «Θα έρθω».

Σημαίνει ότι οι απαντήσεις συνδέονται με πραγματικούς καλεσμένους, ενημερώνονται όταν αλλάξει κάτι, μπορούν να φιλτραριστούν και παραμένουν διαθέσιμες σε ένα σημείο.

Σημαίνει ότι το ζευγάρι μπορεί να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή ποιοι έχουν απαντήσει, ποιοι θα έρθουν, πόσα άτομα περιμένει και ποιες ιδιαίτερες ανάγκες πρέπει να λάβει υπόψη.

Σημαίνει επίσης ότι οι πληροφορίες μπορούν να διορθωθούν, να εξαχθούν και να χρησιμοποιηθούν στα επόμενα στάδια της οργάνωσης.

Η φόρμα είναι το εύκολο μέρος. Η πραγματική αξία βρίσκεται σε όσα συμβαίνουν αφού ο καλεσμένος πατήσει «Υποβολή».

Για εμάς, το RSVP δεν είναι ένας τρόπος να λαμβάνουμε περισσότερα μηνύματα. Είναι ένας τρόπος να σταματήσουμε να διαχειριζόμαστε τον γάμο μέσα από μηνύματα.