Πόσο νωρίς πρέπει να στείλουμε το ηλεκτρονικό προσκλητήριο;

Η συνηθισμένη απάντηση είναι περίπου δύο μήνες πριν από τον γάμο.

Η απάντηση δεν είναι λάθος. Βασίζεται όμως στην ιδέα ότι το προσκλητήριο δημιουργείται, ολοκληρώνεται και αποστέλλεται μία συγκεκριμένη στιγμή. Αυτό ήταν αναπόφευκτο όσο το προσκλητήριο ήταν ένα τυπωμένο κομμάτι χαρτί. Με ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο, δεν είμαστε πλέον υποχρεωμένοι να λειτουργούμε με τον ίδιο τρόπο.

Η κλασική προσέγγιση

Ένα από τα πρώτα βήματα στην οργάνωση ενός γάμου είναι ο καθορισμός του προϋπολογισμού και η δημιουργία μιας πρώτης λίστας καλεσμένων.

Σε αυτή τη φάση δεν χρειάζεται να γνωρίζουμε τον τελικό αριθμό με απόλυτη ακρίβεια. Χρειαζόμαστε όμως μια αρκετά καλή εκτίμηση, ώστε να μπορούμε να υπολογίσουμε το μέγεθος του χώρου, το κόστος της δεξίωσης και τις υπόλοιπες βασικές ανάγκες του γάμου.

Από τη στιγμή που έχει διαμορφωθεί αυτή η πρώτη εικόνα, έχει νόημα να ενημερωθούν νωρίς ορισμένοι καλεσμένοι. Συνήθως πρόκειται για ανθρώπους που μένουν σε άλλη πόλη ή χώρα και θα χρειαστεί να οργανώσουν μετακίνηση, διαμονή ή άδεια από την εργασία τους.

Αυτή η πρώτη ενημέρωση μπορεί να γίνει έξι, οκτώ ή ακόμη και δέκα μήνες πριν από τον γάμο, με ένα Save the Date. Δεν ζητάμε ακόμη οριστική απάντηση. Τους ζητάμε απλώς να κρατήσουν την ημερομηνία διαθέσιμη.

Το κανονικό προσκλητήριο αποστέλλεται συνήθως περίπου δύο μήνες πριν από τον γάμο. Το χρονικό αυτό διάστημα είναι αρκετά μεγάλο ώστε οι καλεσμένοι να οργανωθούν, αλλά και αρκετά κοντά στην ημερομηνία ώστε οι απαντήσεις τους να είναι σχετικά αξιόπιστες.

Το ζευγάρι μπορεί έτσι να συγκεντρώσει τις συμμετοχές και να δώσει μια σαφέστερη εικόνα στον χώρο της δεξίωσης και στο catering.

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί. Έχει όμως ένα μειονέκτημα: αντιμετωπίζει το Save the Date και το προσκλητήριο σαν δύο διαφορετικά αντικείμενα.

Τι αλλάζει με το ηλεκτρονικό προσκλητήριο;

Με ένα ηλεκτρονικό προσκλητήριο δεν χρειάζεται να περιμένουμε μέχρι να οριστικοποιηθεί και η τελευταία λεπτομέρεια του γάμου.

Το προσκλητήριο δεν τυπώνεται και δεν παγώνει στον χρόνο. Μπορεί να ξεκινήσει απλό, μόνο με τα απαραίτητα στοιχεία, και να εμπλουτίζεται καθώς προχωρά η προετοιμασία.

Η ημερομηνία μπορεί να είναι γνωστή σήμερα, ενώ η ώρα της δεξίωσης, το πρόγραμμα ή κάποιες πρακτικές πληροφορίες να προστεθούν αργότερα. Δεν υπάρχει λόγος να καθυστερεί ολόκληρη η επικοινωνία μέχρι να είναι έτοιμα όλα.

Το σημαντικότερο είναι ότι ο σύνδεσμος δεν χρειάζεται να αλλάξει. Οι καλεσμένοι μπορούν να έχουν από την αρχή μία συγκεκριμένη πρόσκληση, η οποία εξελίσσεται μαζί με τον γάμο.

Η πρόταση του OurChapter

Στο OurChapter πιστεύουμε ότι δεν χρειάζονται δύο διαφορετικές προσκλήσεις: μία για το Save the Date και μία για το τελικό προσκλητήριο.

Χρειάζεται μία πρόσκληση και ένας σύνδεσμος, διαθέσιμος σε όλη τη διάρκεια της προετοιμασίας.

Το Save the Date δεν είναι ένα προσωρινό αρχείο που θα πεταχτεί όταν ετοιμαστεί το «πραγματικό» προσκλητήριο. Είναι η πρώτη μορφή του ίδιου προσκλητηρίου.

1. Δημιουργήστε από νωρίς τη λίστα των καλεσμένων

Μπορείτε να ξεκινήσετε καταχωρίζοντας τους καλεσμένους σας στο σύστημα RSVP, οργανωμένους ανά οικογένεια ή πρόσκληση.

Η λίστα δεν χρειάζεται να είναι από την πρώτη στιγμή οριστική. Είναι όμως χρήσιμο να υπάρχει σε ένα συγκεκριμένο σημείο και να ενημερώνεται όσο οι αποφάσεις σας γίνονται πιο συγκεκριμένες.

2. Στείλτε το Save the Date

Μόλις οριστικοποιηθεί η ημερομηνία, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Save the Date και να ενημερώσετε όσους χρειάζεται να το γνωρίζουν από νωρίς.

Μέσα από το προσκλητήριο, οι καλεσμένοι μπορούν με ένα πάτημα να αποθηκεύσουν τον γάμο στο ημερολόγιο του κινητού τους. Έτσι, η ημερομηνία, η ώρα και οι βασικές πληροφορίες του γάμου καταχωρίζονται αμέσως, χωρίς να χρειάζεται να τις περάσουν χειροκίνητα.

Δεν είναι απαραίτητο να το στείλετε αμέσως σε όλους. Μπορείτε να ξεκινήσετε από τους καλεσμένους που μένουν μακριά ή χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να οργανωθούν και να παρακολουθείτε σε ποιους έχει ήδη σταλεί.

3. Συμπληρώστε σταδιακά το προσκλητήριο

Καθώς κλείνουν οι λεπτομέρειες του γάμου, μπορείτε να προσθέτετε νέες πληροφορίες στο ίδιο προσκλητήριο: την τοποθεσία, τη δεξίωση, τα στοιχεία επικοινωνίας και οτιδήποτε άλλο θεωρείτε χρήσιμο για τους καλεσμένους σας.

Όταν το προσκλητήριο είναι έτοιμο, μπορείτε να το περάσετε από τη λειτουργία Save the Date στην πλήρη μορφή του. Ο σύνδεσμος παραμένει ο ίδιος.

4. Ζητήστε τις τελικές απαντήσεις

Περίπου δύο μήνες πριν από τον γάμο μπορείτε να ζητήσετε από τους καλεσμένους να δώσουν την οριστική τους απάντηση μέσω του RSVP.

Ο ίδιος σύνδεσμος που χρησιμοποίησαν για να δουν το Save the Date οδηγεί τώρα στο ολοκληρωμένο προσκλητήριο και στη φόρμα απάντησης.

Υπάρχει πιθανότητα να χρειαστεί να τους τον στείλετε ξανά. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι δημιουργείτε και διαχειρίζεστε δεύτερο προσκλητήριο. Απλώς τους υπενθυμίζετε να επισκεφθούν το ίδιο σημείο και να απαντήσουν.

Άρα, πόσο νωρίς πρέπει να το στείλουμε;

Αν με τον όρο «προσκλητήριο» εννοούμε την τελική πρόσκληση μαζί με το αίτημα για RSVP, οι δύο μήνες πριν από τον γάμο παραμένουν μια λογική χρονική στιγμή.

Αν όμως εννοούμε την πρώτη επικοινωνία με τους καλεσμένους, δεν υπάρχει λόγος να περιμένουμε τόσο.

Μπορούμε να ξεκινήσουμε έξι ή ακόμη και δέκα μήνες νωρίτερα με ένα Save the Date και να χρησιμοποιούμε την ίδια πρόσκληση μέχρι την ημέρα του γάμου.

Η σωστή ερώτηση, επομένως, δεν είναι μόνο «πότε πρέπει να στείλουμε το προσκλητήριο;».

Είναι και η εξής:

Γιατί να περιμένουμε μέχρι να ολοκληρωθούν τα πάντα, όταν το προσκλητήριο μπορεί να εξελίσσεται μαζί με την προετοιμασία του γάμου;

Αυτός είναι και ο λόγος που σχεδιάσαμε το Save the Date του OurChapter ως μέρος του ίδιου προσκλητηρίου και όχι ως μια ξεχωριστή, προσωρινή λύση.